Scoro projektu vadības rīki
Ko sniedz projektu vadības programmas:
- Komandas sadarbspēja. Projektu vadības programma ļauj komandas dalībniekiem strādāt pie projekta reālā laikā, kas nodrošina efektīvāku darbu un labāku izpratni par notiekošo un sagaidāmo.
- Produktivitātes pieaugums. Plānošanas modulis ļauj efektīvi izmantot pieejamos resursus, nepieļaujot dīkstāvi vai atsevišķu darbinieku pārslodzi. Jūs varat prioritizēt uzdevumus, efektīvi aizpildīt tukšās vietas, virzot paralēli vairākus projekta posmus, kas sniegs krietni efektīvāku laika un resursu pielietojumu.
- Labāka pārskatāmība. Scoro projektu vadības risinājums nodrošina reālā laika informāciju pārskatāmā veidā par to, cik tieši tālu esam pavirzījušies, kas tieši ir jāveic tālāk un ļauj jau savlaicīgi paredzēt kādu resursu trūkumu. Iebūvēta milestones sistēma ļauj visiem komandas dalībniekiem strādāt uz rezultātu un ievērot nepieciešamos posmu izpildes termiņus.
- Uzskatāma atbildība. Darba uzdevumi, fāzes, posmi un atbildīgie ir redzami darba uzdevumu sarakstā un vizuāli ganta diagrammā. Projekta dalībnieki ir kopā vienotā ainā, kas palielina atbildību pret pārējiem un termiņiem.
- Dati analīzei. Projekts piedāvā tabulas veidā reālā laikā gūt precīzu ainu par projekta izstrādes laikā gūto peļņu vai zaudējumiem. Šādi iegūti dati ir uzņēmuma vadības līmenī analizējami arī kopējā kontekstā un sniedz izpratni par nepieciešamo laika, budžeta un pašizmaksu korekcijām, lai turpmākie projekti būtu vēl veiksmīgāki.
Kādi ir biežākie iemesli, kādēļ uzņēmuma vadība meklē projektu vadības sistēmu?
- Vēlas organizētību. Visai dīvains vārds, taču, ja pretējā pusē iztēlojamies vārdu bardaks, tad vēlme kļūst saprotama. Visiem projektiem jābūt vienā vietā, redzamiem vienā kalendārā un ir jābūt pilnīgai izpratnei, vai esam termiņos, vai esam budžeta ietvaros un kas ir kad jādara. Varētu teikt, ka vēlas kārtību.
- Vēlas efektīvāku darbu. Ar projektu vadības risinājumu ir salīdzinoši vienkārši redzēt, kur ir kādas iespējas deleģēt, kur riskējam ar dīkstāvi un kad kas ir gaidāms. Sistēma sniegs iespējas ieplānot regulārus darba uzdevumus, kas atkārtojas, kā arī ātri konstatēt liekas kustības. Rezultātā tiek iegūts efektīvāks komandas darbs un tam rezultāts ir peļņa.
- Vēlas labāku resursu pārvaldību. Scoro plānošanas modulis sniedz iespēju darbus sadalīt pieejamiem darbiniekiem, redot noslodzes un identificējot brīvus logus. Ražošanas vadītāji var plānot darbus un resursus, saskaņā ar datu balstītiem lēmumiem. Varētu arī teikt, ka vēlas prognozējamāku darbu.
- Vēlas atskaites. Nav pats galvenais, taču prasa ļoti daudz laika. Atskaišu gatavošana priekšniecībai un klientiem var būt ļoti laikietilpīga. Scoro ir pieejamas detalizētas darba atskaites klientu, projektu un darbinieku ietvaros, kas jums uzģenerēs gatavas reāla laika atskaites vai arī nepieciešamo datu kopumu, ko varēsiet tupināt analizēt ar Excel nepieciešamajos griezumos.
Kādas ir Latvijas tirgū pieejamas projektu vadības programmas? Kas ir piemērots maziem kolektīviem un kas ir nepieciešams lielākiem projektiem? Neatkarīgi no sistēmas izvēles, visi vēlas skaidrību un kontroli.. lai darbs būtu izdarīts. Taču kamēr dažos gadījumos ir jāzina kuram kas ir jāizpilda, citiem ir svarīgi iekļauties budžetā, laikā un resursos.
Kopumā vērtējot, projektu vadības risinājums sniedz iespēju komandām strādāt efektīvāk, ievērot termiņus, deleģēt darbus, optimizēt resursus un sasniegt projekta mērķus iepriekš iestatīto budžeta un laika rāmju ietvaros.
Projektu vadības sistēma darbībā:
Projekta budžets
Projekta finanšu pārskatāmību nodrošina budžeta izpildes tabula, kas reālā laikā sniedz informāciju par projekta finansēm – reālo situāciju pret plānoto.
Piemēra attēlā redzams, ka projekta ienākumi plānoti 14000 Eiro, savukārt ražošanas izmaksas plānotas 12500 Eiro. Reālā situācija savukārt uzrāda, ka ieņēmumi uz šo brīdi ir 8622,48 Eiro, bet kamēr piegādātāji vēl nav iesnieguši rēķinus par savu preci un pakalpojumiem, ir radušās neplānotas darba izmaksas 1039,90 apmērā.
Tabulas pēdējā kolonna rāda, ka esam apguvuši 61,59% no projekta plānotajiem ieņēmumiem, un, kamēr vēl nav saņemti piegādātāju rēķini, reālā situācija rāda piecreiz lielāku peļņu, nekā plānots.
Ganta diagramma
Projekta skatā iespējams ieslēgt Ganta diagrammu, kas ļauj vizuālā veidā redzēt projekta fāzes, nodevumus, izpildītos uzdevumus un plānotos soļus.
Krāsas tiek izmantotas, lai norādītu uz iespējamām problēmām, piemēram, plānotā laika pārtēriņu. Fāzēm iespējams veidot saistības un atkarības, tādēļ darba apjomam pārsniedzot plānoto, atbilstoši tiek ietekmēta projekta izpilde kopumā, termiņi un resursi.
