Scoro projektu vadības rīki
Ko sniedz projektu vadības programmas:
- Komandas sadarbspēja. Projektu vadības programma ļauj komandas dalībniekiem strādāt pie projekta reālā laikā, kas nodrošina efektīvāku darbu un labāku izpratni par notiekošo un sagaidāmo.
- Produktivitātes pieaugums. Plānošanas modulis ļauj efektīvi izmantot pieejamos resursus, nepieļaujot dīkstāvi vai atsevišķu darbinieku pārslodzi. Jūs varat prioritizēt uzdevumus, efektīvi aizpildīt tukšās vietas, virzot paralēli vairākus projekta posmus, kas sniegs krietni efektīvāku laika un resursu pielietojumu.
- Labāka pārskatāmība. Scoro projektu vadības risinājums nodrošina reālā laika informāciju pārskatāmā veidā par to, cik tieši tālu esam pavirzījušies, kas tieši ir jāveic tālāk un ļauj jau savlaicīgi paredzēt kādu resursu trūkumu. Iebūvēta milestones sistēma ļauj visiem komandas dalībniekiem strādāt uz rezultātu un ievērot nepieciešamos posmu izpildes termiņus.
- Uzskatāma atbildība. Darba uzdevumi, fāzes, posmi un atbildīgie ir redzami darba uzdevumu sarakstā un vizuāli ganta diagrammā. Projekta dalībnieki ir kopā vienotā ainā, kas palielina atbildību pret pārējiem un termiņiem.
- Dati analīzei. Projekts piedāvā tabulas veidā reālā laikā gūt precīzu ainu par projekta izstrādes laikā gūto peļņu vai zaudējumiem. Šādi iegūti dati ir uzņēmuma vadības līmenī analizējami arī kopējā kontekstā un sniedz izpratni par nepieciešamo laika, budžeta un pašizmaksu korekcijām, lai turpmākie projekti būtu vēl veiksmīgāki.
Biežākie iemesli, kādēļ tiek meklēta projektu vadības sistēma
- Organizācija. Visai dīvains vārds, taču, ja pretējā pusē iztēlojamies vārdu bardaks, tad vēlme kļūst saprotama. Visiem projektiem jābūt vienā vietā, redzamiem vienā kalendārā un ir jābūt pilnīgai izpratnei, vai esam termiņos, vai esam budžeta ietvaros un kas ir kad jādara. Varētu teikt, ka vēlas kārtību.
- Efektīvāks darbs. Ar projektu vadības risinājumu ir salīdzinoši vienkārši redzēt, kur ir kādas iespējas deleģēt, kur riskējam ar dīkstāvi un kad kas ir gaidāms. Sistēma sniegs iespējas ieplānot regulārus darba uzdevumus, kas atkārtojas, kā arī ātri konstatēt liekas kustības. Rezultātā tiek iegūts efektīvāks komandas darbs un tam rezultāts ir peļņa.
- Labāka resursu pārvaldība. Scoro plānošanas modulis sniedz iespēju darbus sadalīt pieejamiem darbiniekiem, redot noslodzes un identificējot brīvus logus. Ražošanas vadītāji var plānot darbus un resursus, saskaņā ar datu balstītiem lēmumiem. Varētu arī teikt, ka vēlas prognozējamāku darbu.
- Atskaites un paziņojumi. Atskaites nav tas svarīgākais jūsu darbā, taču parasti prasa daudz laika. Atskaišu gatavošana priekšniecībai un klientiem var būt ļoti laikietilpīga. Scoro ir pieejamas detalizētas darba atskaites klientu, projektu un darbinieku ietvaros, kas jums uzģenerēs gatavas reāla laika atskaites vai arī nepieciešamo datu kopumu, ko varēsiet tupināt analizēt ar Excel nepieciešamajos griezumos.
Kādas ir Latvijas tirgū pieejamas projektu vadības programmas? Kas ir piemērots maziem kolektīviem un kas ir nepieciešams lielākiem projektiem? Neatkarīgi no sistēmas izvēles, visi vēlas skaidrību un kontroli.. lai darbs būtu izdarīts. Taču kamēr dažos gadījumos ir jāzina kuram kas ir jāizpilda, citiem ir svarīgi iekļauties budžetā, laikā un resursos.
Kopumā vērtējot, projektu vadības risinājums sniedz iespēju komandām strādāt efektīvāk, ievērot termiņus, deleģēt darbus, optimizēt resursus un sasniegt projekta mērķus iepriekš iestatīto budžeta un laika rāmju ietvaros.
Projektu vadības sistēma darbībā:
Projekta budžets
Projekta finanšu pārskatāmību nodrošina budžeta izpildes tabula, kas reālā laikā sniedz informāciju par projekta finansēm – reālo situāciju pret plānoto.
Piemēra attēlā redzams, ka projekta ienākumi plānoti 14000 Eiro, savukārt ražošanas izmaksas plānotas 12500 Eiro. Reālā situācija savukārt uzrāda, ka ieņēmumi uz šo brīdi ir 8622,48 Eiro, bet kamēr piegādātāji vēl nav iesnieguši rēķinus par savu preci un pakalpojumiem, ir radušās neplānotas darba izmaksas 1039,90 apmērā.
Tabulas pēdējā kolonna rāda, ka esam apguvuši 61,59% no projekta plānotajiem ieņēmumiem, un, kamēr vēl nav saņemti piegādātāju rēķini, reālā situācija rāda piecreiz lielāku peļņu, nekā plānots.
Ganta diagramma
Projekta skatā iespējams ieslēgt Ganta diagrammu, kas ļauj vizuālā veidā redzēt projekta fāzes, nodevumus, izpildītos uzdevumus un plānotos soļus.
Krāsas tiek izmantotas, lai norādītu uz iespējamām problēmām, piemēram, plānotā laika pārtēriņu. Fāzēm iespējams veidot saistības un atkarības, tādēļ darba apjomam pārsniedzot plānoto, atbilstoši tiek ietekmēta projekta izpilde kopumā, termiņi un resursi.
Darbs komandā
Projekts nodrošina ietvaru visiem komandas starpā sadalītajiem darba uzdevumiem, kas var tikt sadalīti pa projekta fāzēm un atbildīgajiem.
Sistēma norādīs uz uzdevumiem, kas ir iekavēti, kā arī būs iespējams laicīgi redzēt darbu, kas paredzēts, norādot atbildīgos un kontrolējot izpildi.
Deleģējot darba uzdevumus, iespējams pievērst veicēja uzmanību ar notifikāciju kā arī automātiski saņemt atgriezenisko notifikāciju, kad darba uzdevums ir izpildīts, tādējādi ļaujot virzīties tālāk un realizēt uzdevumus, kas bija atkarīgi no iepriekš paveicamajiem.
Plānošanas režīms
Paredzamie darba uzdevumi, kas jāizpilda ir deleģējami darbiniekiem. Plānošanas režīms uzrāda darbinieku noslodzi, pieejamo darba laiku šajā vai nākamajās nedēļās. Darba uzdevumus, kas ir laikietilpīgi, ir iespējams sadalīt.
Iespējams identificēt visus darba uzdevumus, kam nav vēl nozīmēts atbildīgais vai izpildes termiņš un ieplānot, vienkārši ievelkot ar peli atbilstošam darbiniekam vajadzīgajā laikā, redzot pieejamību un noslodzi.
